制定日　2013年10月7日
最終改正日　2019年9月1日

株式会社NEWGATE（以下、「当社」という。）では、営業代行などの業務代行、人材紹介事業、労働者派遣事業、教育事業などで多くの個人情報を取扱うことから、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

  1. 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。

  2. 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。

  3. 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。

  4. 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。

  5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレット等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

株式会社NEWGATE
代表取締役　長田　智明

【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒160-0023 東京都新宿区西新宿3丁目7−30  フロンティアグラン西新宿４０２
株式会社NEWGATE
個人情報に関するお問い合わせ窓口 柴田聡
メールアドレス：info-hr@n-newgate.co.jp ※特定電子メールはご遠慮ください
TEL：03-6276-2430 （受付時間　平日9:30～18:00）
FAX：03-6276-2436

個人情報の取扱いについて

株式会社NEWGATE（以下、当社という）では、個人情報保護法及びJISQ15001:2017に求めにより、当社における個人情報の取扱いについて以下の内容を公表いたします。

１．当社の個人情報の利用目的

(1) 営業代行業務に取得した個人情報

  • お客様の代行として、提供するサービスに関する契約の締結及び関連する連絡のため。

(2) 人材紹介事業において取得した個人情報

  • お仕事の紹介のため、及び関連したご連絡のため。

(3) 派遣事業において取得した個人情報

  • お仕事の紹介のため、及び関連したご連絡のため。雇用管理及び福利厚生に係る業務のため。

(4) 教育事業において取得した個人情報

  • 講習内容の企画、セミナー等や関連したご連絡のため、教育内容の管理などのため。

(5) お問い合わせ者から頂いた個人情報

  • お問い合わせに回答するため、資料送付のため。

(6) 採用応募者から取得した個人情報

  • 採用選考、及び関連するご連絡のため。

(7) 従業者から取得した個人情報

  • 人事労務管理、業務管理、給与支払い、税務処理、福利厚生、セキュリティ管理等のため。

(8) 退職者の個人情報

  • 各種ご連絡のため、お問い合わせに回答するため、

注）上記の利用目的の内、(2)～(8)までが開示等の請求の対象になる個人情報の利用目的になります。
当社では、開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求を行うことのできる個人情報（保有個人データ及び関連情報、以下「開示対象個人情報」という、）について、以下の事項を周知致します。

２．開示等の請求について

(1) 当社の名称及び住所、代表者の氏名

名称：株式会社NEWGATE

住所：〒160-0023 東京都新宿区西新宿3丁目7-30 フロンティアグラン西新宿４０２

代表者：長田　智明

(2) 当社における個人情報の管理責任者

  • 個人情報保護管理者：管理部 部長：柴田　聡

  • 連絡先：電話03-6276-2430

(3) 開示等の対象になる情報

  • 開示等の請求の対象になる個人情報
    JIS15001 附属書A.3.4.41及びB.3.4.4.1による保有個人データ及び当社として開示等の請求にお応えすることができる個人情報（以後、開示対象個人情報といいいます。）
    利用目的の通知、開示、訂正・追加及び削除、利用・提供の停止、消去などの請求に対応します。

（例えば、受託業務でお預かりしている個人情報は当社の判断では、開示等の請求にはお答えできません。）

  • 第三者提供記録
    内容の開示のみの請求にお答えします。

(4) 開示対象個人情報の利用目的

  • 前述の１．当社の個人情報の利用目的の内(2)～(8)に記載した利用目的

(5) 開示等の請求及び取扱いに関する苦情の申し出先

〒160-0023 東京都新宿区西新宿3丁目7−30 フロンティアグラン西新宿４０２

株式会社NEWGATE　個人情報に関するお問い合わせ窓口　柴田　聡

メールアドレス：info-hp@n-newgate.co.jp　※特定電子メールはご遠慮ください

TEL：03-6276-2430 （受付時間　平日9:30～18:00）

FAX：03-6276-2436

(6) 当社の加入する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先について

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています

住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内

電話番号：03-5860-7565　または　0120-700-779

<注意>

当社の業務等に関する問合せ先ではありません。

当社への問合せは当社の「お問い合わせ窓口」にご連絡いただける様にお願いします。

(7) 開示等の請求方法

  • 開示等の請求は、（対象になる個人情報に含まれている）本人または代理人が行なうことが出来ます。

①「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

  • 開示等の請求」を行う場合は、「開示対象個人情報開示等請求書」をお送りください。当書式はお電話やメールでご依頼があった場合、速やかにお送りいたします。
    また、送付いただく場合は、配送記録が残る簡易書留などの方法をご利用されることをお勧めします。

② 本人確認方法

  • 写真が記載された公的書類（運転免許証、パスポート、マイナンバーカード等）のコピーを同封してください。

③ 代理人確認方法

  • 本人との関係がわかる書類のコピー
    ‐ 委任状、住民票謄本、戸籍謄本、後見人登記書など。
    （提出書類に、具体的な本籍が記載されている場合は事前に、マスキング（その個所を見えなくする）などの処置をお願いします。）

  • 上記、本人との関係がわかる書類に記載している代理人であることがわかる書類
    ‐ 代理人様の写真が記載された公的書類のコピー

④ 手数料

  • 利用目的の通知の請求及び開示の請求に関しては、請求内容１件につき、1、000円の手数料を徴収させていただきます。必要な金額の切手を同封してください。

⑤ 開示等の請求に対する回答方法

  • 原則として、電磁的記録の提供も含めて当該本人が指定した方法で回答いたしますが、当方で対応が難しい場合には、ご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。

⑥ 開示等の請求にお応えできない場合

  • 以下の場合には、開示等の請求にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、この場合も同封いただいた手数料は返却いたしませんのでご承知ください。
    - ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
    - 所定の申請書類に不備があった場合
    - 開示等の請求の対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
    - 対象になる開示対象個人情報がすでに当社内にない場合
    - その他、合理的な理由により、開示等の請求にお応えできない場合

(8) 保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。　　　　　　　　　　　　　　

①組織的安全管理措置

  • 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。

  • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。

  • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。

  • 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

②人的安全管理措置

  • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。

  • 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

③物理的安全管理措置、技術的安全措置

  • 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。

  • 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。

  • 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。

  • サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
    また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。

  • 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
    ‐ 媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
    ‐ 電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

④外的環境の把握

  • 個人情報の取扱いを委託している事業者とは、個人情報の取扱いに関する契約やの締結や、約款、利用規約の内容を確認するなどで安全な取扱いを確認しています。

以上